SOFT, Palma veya Siber Kullanıyorsanız: Satış Tarafını Nasıl Güçlendirirsiniz?

Freight forwarder firmalarında operasyon yazılımı, günlük iş süreçlerinin önemli bir parçasıdır.

Sevkiyat kayıtları, taşıma organizasyonları, operasyonel belgeler, maliyetler ve faturalama gibi birçok işlem bu sistemler üzerinden yönetilebilir.

Türkiye'de lojistik sektörüne yönelik çözümler sunan SOFT, Palma ve Siber de bu alanda değerlendirilen yazılım sağlayıcıları arasındadır.

Peki operasyon süreçleri için bir yazılım kullanıyor olmanız, satış yönetiminizin de bütün ihtiyaçlarını karşıladığınız anlamına gelir mi?

Her zaman değil. Ancak mevcut yazılımınızın satış özellikleri zaten yeterliyse ayrıca CRM kullanmanız da gerekmeyebilir.

Önemli olan kullanılan yazılımın adı değil, satış ekibinin günlük iş akışlarını ne ölçüde desteklediğidir.

Örneğin satış temsilcileriniz müşteri geçmişini kolayca görüntüleyebiliyor mu? Gönderilen navlun teklifleri düzenli takip ediliyor mu? Yanıt bekleyen fırsatlar görünür mü? Satış yöneticileri teklif sonuçlarını değerlendirebiliyor mu?

Bu sorulara verdiğiniz yanıtlar, mevcut sisteminizi daha etkin kullanmanız mı yoksa ayrı bir satış ve teklif yönetimi çözümü değerlendirmeniz mi gerektiğini gösterebilir.

Bu rehberde SOFT, Palma veya Siber kullanan forwarder firmalarının mevcut yatırımlarını koruyarak satış süreçlerini nasıl geliştirebileceğini inceliyoruz.

Operasyon Yazılımı ile Satış Yönetimi Arasındaki Fark

Freight forwarder firmalarında operasyon ve satış birbiriyle yakından ilişkili olsa da farklı iş hedeflerine odaklanır.

Operasyon ekibinin önceliği, kabul edilen taşıma işinin planlanması ve yürütülmesidir.

Satış ekibi ise yeni müşteri kazanmak, mevcut müşterilerle ilişkileri geliştirmek, navlun teklifleri hazırlamak ve ticari fırsatları sonuçlandırmakla ilgilenir.

Bu ayrımı anlamak için iki sürecin temel sorularına bakabiliriz.

Operasyon Ekibinin Yanıt Aradığı Sorular

• Hangi sevkiyatlar devam ediyor?

• Yük hangi aşamada?

• Rezervasyon bilgileri tamamlandı mı?

• Taşıma belgeleri hazır mı?

• Operasyonel maliyetler neler?

• Müşteriye hangi güncelleme yapılmalı?

Satış Ekibinin Yanıt Aradığı Sorular

• Hangi müşterilerden yeni fiyat talebi geldi?

• Hangi navlun teklifleri yanıt bekliyor?

• Hangi müşteriyle yeniden görüşülmeli?

• Hangi satış fırsatları kazanıldı veya kaybedildi?

• Müşterinin önceki görüşme ve teklif geçmişi nedir?

• Satış ekibinin açık fırsatları hangi aşamada?

Bazı lojistik yazılımları bu iki alanı aynı sistem içinde destekler.

Bu nedenle operasyon yazılımı ile CRM'in mutlaka iki ayrı ürün olması gerektiği düşünülmemelidir.

Asıl değerlendirilmesi gereken konu, firmanızın ihtiyaç duyduğu satış süreçlerinin mevcut sistemde nasıl karşılandığıdır.

SOFT, Palma ve Siber Hangi Alanlarda Çözümler Sunuyor?

Bu üç sağlayıcıyı değerlendirirken ürünlerinin kapsamını doğru tanımlamak önemlidir.

Her firmanın kullandığı modüller, sürümler ve özel geliştirmeler farklı olabilir.

SOFT: Operasyon, ERP ve CRM Özellikleri

SOFT, lojistik ve taşımacılık sektörüne yönelik SOFTTRANS ve ilişkili uygulamalarıyla operasyonel süreçlerin yönetilmesini destekler.

SOFT'un resmi ürün açıklamalarında uluslararası taşımacılık, rezervasyon, yük takibi, dokümantasyon, faturalama ve raporlama gibi işlevler yer alır.

Ayrıca SOFT'un müşteri ilişkileri yönetimi özellikleri de bulunmaktadır.

Resmi ürün sayfasında müşteri görüşmeleri, randevular, müşteri durumları, temsilci bazlı analizler ve CRM işlevleri açıkça belirtilmektedir.

Bu nedenle SOFT kullanan bir firmanın ayrıca CRM'e ihtiyaç duyduğu otomatik olarak söylenemez.

Öncelikle mevcut SOFT modüllerinin satış ekibinin ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığı değerlendirilmelidir.

Kaynak: SOFT Uluslararası Taşımacılık Yönetimi ve CRM

Palma: Lojistik Operasyonları İçin Sektörel Yazılım

Palma Yazılım, lojistik sektöründe faaliyet gösteren firmalara yönelik çözümler sunar.

Resmi açıklamalarında forwarder, acente ve depo süreçleriyle birlikte sevkiyat, operasyon ve muhasebe yönetimine odaklandığı belirtilmektedir.

Palma ayrıca web tabanlı kullanım ve modüler özelleştirme seçeneklerini açıklamaktadır.

Ancak belirli bir firmanın kullandığı Palma sürümünde hangi satış ve CRM işlevlerinin bulunduğu, yalnızca genel ürün tanıtımından hareketle kesinleştirilemez.

Bu nedenle Palma kullanan firmaların mevcut modüllerini ve satış ekibinin ihtiyaçlarını birlikte değerlendirmesi gerekir.

Kaynak: Palma Yazılım – Hakkımızda ve Çözümler

Siber: Lojistik Sektörüne Yönelik Yazılım Çözümleri

Siber Yazılım, lojistik sektörüne yönelik yazılım, eğitim ve danışmanlık hizmetleri sunduğunu açıklamaktadır.

Firmanız Siber ürünlerini kullanıyorsa mevcut modüllerinizi, kullanıcı yetkilerinizi ve satış süreçlerinde yararlandığınız işlevleri incelemek doğru başlangıç olacaktır.

Kamuya açık genel tanıtım bilgilerinden hareketle Siber'in belirli bir CRM özelliğini sunduğu veya sunmadığı yönünde kesin bir değerlendirme yapmak uygun değildir.

Bu nedenle yazılımın mevcut kurulumundaki satış ve müşteri yönetimi özellikleri doğrudan sağlayıcıyla doğrulanmalıdır.

Kaynak: Siber Yazılım Resmi Web Sitesi

Operasyon Yazılımınız Varken Satışta Hangi Sorunlar Devam Edebilir?

Bir firmanın operasyon yazılımı kullanması, satış süreçlerinde hiç sorun yaşamayacağı anlamına gelmez.

Ancak bu sorunların kaynağı her zaman yazılım eksikliği değildir.

Bazen mevcut özelliklerin kullanılmaması, bazen standart bir satış sürecinin bulunmaması, bazen de ekiplerin farklı yöntemlerle çalışması sorun oluşturabilir.

1. Gönderilen Teklifler Düzenli Takip Edilmiyor Olabilir

Bir satış temsilcisi gün içinde farklı müşterilere navlun teklifi gönderebilir.

Örneğin:

• İstanbul–Hamburg: 40' HC

• İzmir–Rotterdam: 20' DC

• Mersin–Cenova: LCL

• İstanbul–New York: Havayolu

Bu tekliflerin hazırlanması kadar sonrasında takip edilmesi de önemlidir.

Müşteri yanıt vermediyse kim dönüş yapacak?

Teklifin geçerlilik süresi ne zaman doluyor?

Fiyat revizyonu istendi mi?

Satış ekibi bu soruların yanıtlarını düzenli takip edemiyorsa teklif yönetimi sürecinin geliştirilmesi gerekebilir.

2. Müşteri Geçmişi Farklı Yerlerde Tutuluyor Olabilir

Müşteri bilgileri operasyon sisteminde kayıtlı olsa bile satış görüşmeleri kişisel notlarda veya e-posta kutularında kalıyor olabilir.

Örneğin müşterinin son görüşmede hangi taşıma hattıyla ilgilendiği veya neden teklif kabul etmediği kayıt altında olmayabilir.

Bu durumda müşteri geçmişinin merkezi tutulması önem kazanır.

3. Satış Fırsatlarının Aşamaları Belirsiz Olabilir

Her müşteri talebi aynı aşamada değildir.

Bir müşteri ilk kez fiyat isterken başka bir müşteri teklif üzerinde pazarlık yapıyor olabilir.

Bir diğer müşteri ise fiyatı kabul etmiş ancak yükleme tarihini kesinleştirmemiş olabilir.

Bu farklı durumların standart aşamalarda takip edilmesi, satış yöneticilerinin fırsatları değerlendirmesini kolaylaştırabilir.

4. Yeni Satış Temsilcileri Müşteri Portföyünü Öğrenmekte Zorlanabilir

Yeni başlayan bir satış temsilcisinin yalnızca müşteri isimlerini bilmesi yeterli değildir.

Önceki teklifler, görüşmeler ve açık fırsatlar da önemlidir.

Müşteri geçmişi kişisel dosyalara dağılmışsa yeni çalışanların işe alışması zorlaşabilir.

5. Satış Raporları İhtiyaç Duyulan Ayrıntıyı Sunmuyor Olabilir

Operasyon raporları gerçekleşen sevkiyatları değerlendirmek için yararlı olabilir.

Satış yöneticileri ise şu göstergeleri de incelemek isteyebilir:

• Gönderilen teklif sayısı

• Kazanılan teklif sayısı

• Kaybedilen tekliflerin nedenleri

• Açık satış fırsatları

• Satış temsilcilerinin takip faaliyetleri

• Rota bazında teklif dönüşüm oranları

Bu raporların hazırlanabilmesi için ilgili verilerin düzenli ve doğru biçimde tutulması gerekir.

Satış Tarafını Güçlendirmek İçin 5 Adım

Adım 1: Mevcut Yazılımınızın Satış Özelliklerini İnceleyin

Yeni bir CRM satın almadan önce mevcut sisteminizin neler sunduğunu öğrenin.

Özellikle şu özellikleri kontrol edin:

• Müşteri görüşme kayıtları

• Satış fırsatı takibi

• Teklif oluşturma ve takip

• Hatırlatma ve görev yönetimi

• Satış temsilcisi bazlı raporlama

• Müşteri ve teklif geçmişi

Bu özellikler mevcut yazılımınızda bulunuyor ve ihtiyaçlarınızı karşılıyorsa ayrı bir CRM kullanmanız gerekmeyebilir.

Adım 2: Satış Ekibinin Günlük İş Akışını Belirleyin

Satış temsilcilerinin bir müşteri talebini nasıl yönettiğini adım adım inceleyin.

Örneğin:

1. Müşteriden fiyat talebi gelir.

2. Talep kayıt altına alınır.

3. Fiyat araştırması yapılır.

4. Navlun teklifi hazırlanır.

5. Teklif müşteriye gönderilir.

6. Takip tarihi belirlenir.

7. Müşteriyle yeniden görüşülür.

8. Teklif kazanıldı veya kaybedildi olarak sonuçlandırılır.

Bu aşamalardan hangilerinin mevcut sistemde yönetildiğini belirleyin.

Adım 3: Eksik Kalan İhtiyaçları Listeleyin

Yeni bir yazılım değerlendirmeden önce hangi işlevlerin eksik olduğunu açıkça tanımlayın.

Örneğin:

• Teklif sonrası takip

• Müşteri görüşme notları

• Satış pipeline yönetimi

• Navlun teklif geçmişi

• Satış temsilcisi faaliyetleri

• Satış raporlaması

Bu liste, mevcut yazılımın daha etkin kullanılmasıyla mı yoksa ayrı bir çözümle mi ilerlenmesi gerektiğini anlamanıza yardımcı olur.

Adım 4: Gerekirse Ayrı Bir CRM Değerlendirin

Mevcut yazılım satış ekibinin ihtiyaçlarını yeterli biçimde karşılamıyorsa ayrı bir CRM çözümü değerlendirilebilir.

Bu yaklaşımda operasyon yazılımının değiştirilmesi zorunlu değildir.

Operasyon ekibi mevcut sistemini kullanmaya devam ederken satış ekibi müşteri ilişkilerini ve teklif süreçlerini ayrı bir CRM üzerinden yönetebilir.

Ancak iki sistem arasında otomatik veri aktarımı bulunduğu varsayılmamalıdır.

Adım 5: Satış ve Operasyon Arasında İş Devri Standardı Oluşturun

İki ayrı yazılım kullanılması durumunda ekipler arasındaki bilgi paylaşımı önem kazanır.

Teklif kabul edildiğinde operasyon ekibine hangi bilgilerin aktarılacağı belirlenmelidir.

Örneğin:

• Müşteri bilgileri

• Kabul edilen teklif

• Rota ve taşıma türü

• Yük bilgileri

• Fiyat ve hizmet kapsamı

• Yükleme tarihi

• Özel müşteri talepleri

Bu bilgilerin aktarılması için standart bir iş devri prosedürü kullanılabilir.

SOFT, Palma veya Siber ile Ayrı Bir CRM Birlikte Kullanılabilir mi?

Evet, bir freight forwarder firması mevcut operasyon yazılımını kullanmaya devam ederken ayrı bir CRM'i satış süreçleri için değerlendirebilir.

Ancak burada iki farklı kavramı ayırmak gerekir.

Birlikte kullanım: İki yazılımın farklı ekipler veya farklı iş süreçleri için kullanılmasıdır.

Entegrasyon: İki yazılım arasında teknik olarak veri alışverişi yapılmasını sağlayan bağlantıdır.

Birlikte kullanım, entegrasyon bulunduğu anlamına gelmez.

Örneğin operasyon ekibi mevcut lojistik yazılımında sevkiyatları yönetirken satış ekibi ayrı bir CRM'de müşteri görüşmelerini ve navlun tekliflerini takip edebilir.

Bu senaryoda kabul edilen işin operasyon ekibine aktarılması için şirketin belirlediği prosedürler kullanılabilir.

İki sistem arasında otomatik senkronizasyon, veri aktarımı veya hazır entegrasyon bulunduğu iddia edilmemelidir.

Quotarix Bu Yapıda Nasıl Konumlanır?

Quotarix, freight forwarder ve lojistik firmaları için geliştirilmiş CRM ve navlun teklif yönetim platformudur.

Temel odağı satış ekiplerinin müşteri ilişkilerini, satış fırsatlarını ve teklif süreçlerini daha düzenli yönetmesine yardımcı olmaktır.

Bu nedenle Quotarix'i SOFT, Palma veya Siber gibi mevcut operasyon yazılımlarının doğrudan yerine geçen bir çözüm olarak değerlendirmek doğru değildir.

Quotarix ile Hangi Satış Süreçlerine Odaklanabilirsiniz?

• Müşteri bilgilerinin merkezi yönetimi

• Satış fırsatlarının takibi

• Navlun tekliflerinin yönetimi

• Müşteri görüşme notlarının saklanması

• Teklif sonrası takip süreçleri

• Satış faaliyetlerinin görünür hâle getirilmesi

Örneğin firmanız mevcut operasyon yazılımında sevkiyatlarını yönetirken Quotarix'i ayrı bir satış ve teklif yönetimi aracı olarak değerlendirebilir.

Ancak bu kullanım senaryosu, Quotarix ile SOFT, Palma veya Siber arasında hazır entegrasyon bulunduğu anlamına gelmez.

Quotarix'in bu senaryodaki amacı operasyon yazılımınızı değiştirmek değil, satış yönetimi ihtiyaçlarınız için ayrı bir seçenek sunmaktır.

Güncel ürün özelliklerini ve firmanızın süreçlerine uygunluğunu öğrenmek için Quotarix'in resmi web sitesini ziyaret edebilirsiniz.

Örnek Senaryo: Operasyon Yazılımını Değiştirmeden Satış Takibi

Bir forwarder firmasının mevcut operasyon yazılımını kullanmaya devam ettiğini düşünelim.

Satış ekibi ise navlun tekliflerini ve müşteri görüşmelerini daha düzenli takip etmek istiyor.

Örnek müşteri talebi:

Bu örnekte satış temsilcisi müşteri talebini CRM'de takip edebilir.

Fiyat araştırması ve teklif hazırlama sürecinin ardından müşteriye teklif gönderilir.

Müşteri henüz yanıt vermemişse satış temsilcisi takip faaliyetini sürdürür.

Teklif kabul edildiğinde ilgili ticari bilgiler operasyon ekibine şirketin belirlediği yöntemle aktarılır.

Operasyon ekibi taşıma organizasyonunu mevcut operasyon yazılımında yönetmeye devam eder.

Bu örnekte iki sistemin farklı amaçlarla kullanılması söz konusudur.

Herhangi bir otomatik entegrasyon veya veri senkronizasyonu varsayılmamaktadır.

Satış Yönetiminde Hangi KPI'lar Takip Edilmeli?

Satış süreçlerini güçlendirmek için yalnızca daha fazla teklif göndermek yeterli değildir.

Tekliflerin sonuçlarını değerlendirmek de önemlidir.

Teklif Kazanma Oranı Nasıl Hesaplanır?

Teklif Kazanma Oranı (%) = Kazanılan Teklif Sayısı / Sonuçlanan Teklif Sayısı × 100

Örneğin bir ayda 80 teklif sonuçlanmış ve bunların 24'ü kazanılmışsa:

24 / 80 × 100 = %30

Bu oran, satış ekibinin teklif performansını değerlendirmek için kullanılabilir.

Ancak kazanma oranı tek başına kârlılığı göstermez. Kârlılık analizi için gelir ve maliyet verilerinin de değerlendirilmesi gerekir.

Ayrı CRM Kullanmadan Önce Kontrol Listesi

Aşağıdaki soruları mevcut operasyon yazılımınız üzerinden yanıtlamayı deneyin.

• Müşteri görüşme geçmişi düzenli tutuluyor mu?

• Açık satış fırsatları görüntülenebiliyor mu?

• Gönderilen navlun teklifleri takip ediliyor mu?

• Tekliflerin kazanılma ve kaybedilme durumları kayıtlı mı?

• Satış temsilcileri takip görevlerini yönetebiliyor mu?

• Yeni çalışanlar müşteri geçmişine kolayca erişebiliyor mu?

• Satış yöneticileri ekip faaliyetlerini raporlayabiliyor mu?

• Rota ve taşıma türü gibi sektörel bilgiler tutulabiliyor mu?

• Mevcut sistem satış ekibi tarafından etkin biçimde kullanılıyor mu?

• Ayrı bir CRM'in sağlayacağı fayda ek maliyet ve iş yükünü karşılıyor mu?

Bu soruların çoğuna olumlu yanıt veriyorsanız mevcut yazılımınızı geliştirmek veya daha etkin kullanmak yeterli olabilir.

Ancak önemli eksikler bulunuyorsa ayrı bir CRM çözümünü değerlendirebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

SOFT kullanan firmaların ayrıca CRM'e ihtiyacı var mı?

Her zaman değil. SOFT'un kendi CRM ve satış yönetimi özellikleri bulunmaktadır. Bu özellikler firmanızın ihtiyaçlarını karşılıyorsa ayrı bir CRM gerekmeyebilir.

Palma kullanan firmalar ayrı CRM kullanabilir mi?

Evet. Palma ile yürütülen operasyon süreçlerinden ayrı olarak satış yönetimi için başka bir CRM değerlendirilebilir. Ancak veri paylaşımının nasıl yapılacağı ayrıca planlanmalıdır.

Siber kullanan forwarder firmaları CRM kullanabilir mi?

Evet. Firmanın mevcut Siber kurulumundaki özellikler değerlendirildikten sonra ihtiyaç duyuluyorsa ayrı bir CRM kullanılabilir.

Quotarix, SOFT, Palma veya Siber ile entegre çalışıyor mu?

Bu ürünler arasında hazır entegrasyon veya otomatik veri aktarımı bulunduğu bu yazıda iddia edilmemektedir. Böyle bir ihtiyaç varsa teknik uygunluk ilgili sağlayıcılardan doğrulanmalıdır.

Operasyon yazılımını değiştirmeden satış yönetimi geliştirilebilir mi?

Evet. Öncelikle mevcut sistemin satış özellikleri değerlendirilebilir. İhtiyaç duyulursa ayrı CRM, standart iş devri prosedürleri ve düzenli satış takip yöntemleri kullanılabilir.

Ayrı CRM kullanmanın dezavantajları nelerdir?

Ek lisans maliyeti, kullanıcı eğitimi, veri tekrarları ve sistemler arası bilgi aktarımı ihtiyacı oluşabilir. Bu nedenle karar öncesinde toplam iş yükü değerlendirilmelidir.

Sonuç: Operasyon Yazılımınızı Değiştirmeden Satış Süreçlerinizi Güçlendirebilirsiniz

SOFT, Palma veya Siber gibi lojistik yazılımları kullanan firmalar için satış yönetimini geliştirmek, mutlaka mevcut operasyon sistemini değiştirmek anlamına gelmez.

İlk adım, kullandığınız yazılımın satış ve müşteri yönetimi özelliklerini değerlendirmektir.

Müşteri geçmişi, teklif takibi, satış fırsatları ve raporlama ihtiyaçlarınız mevcut sistemde karşılanıyorsa ayrı bir CRM kullanmanız gerekmeyebilir.

Ancak satış ekibiniz bu süreçleri hâlâ farklı Excel dosyalarında, e-postalarda veya kişisel notlarda yönetiyorsa daha düzenli bir çalışma yapısına ihtiyaç duyabilirsiniz.

Bu noktada Quotarix gibi freight forwarder satış ve teklif yönetimine odaklanan bir CRM değerlendirilebilir.

Operasyon yazılımınız mevcut işlerinizi yönetmeye devam ederken satış süreçlerinizi ayrı bir sistemde düzenleyebilirsiniz.

Önemli olan daha fazla yazılım kullanmak değil, her ekibin ihtiyaç duyduğu süreçleri doğru araçlarla yönetmektir.

Mevcut operasyon sisteminizi koruyun. Satış yönetiminizi güçlendirmek için Quotarix'i keşfedin.